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Carpeta Digital del Trabajador con Firma Electrónica de Documentos Laborales

Rubrika cuenta con sistemas o modelo de operación validado por la Dirección del Trabajo y actualmente está operando en empresas Nacionales e Internacionales, que por sí solas cuentan con alto número de trabajadores. Los documentos como contratos de trabajo, modificaciones de contratos, solicitud de vacaciones, entre otros, son firmados electrónicamente tanto por el Trabajador como por el Empleador, se elimina la firma en papel, lo que permite mejorar los procesos de firma de los documentos contractuales con el trabajador. Resulta jurídicamente procedente que conforme al modelo de centralización de documentación electrónico, se proceda a suscribir contratos de trabajo haciendo uso de los medios de firma electrónica establecidos en la Ley Nº 19.799, en tanto su implementación no impida las labores fiscalizadoras del Servicio de la Dirección del Trabajo.

En la medida en que el sistema de digitalización y documentos electrónicos que emana de las relaciones laborales, cumpla con los requisitos y condiciones de seguridad. El sistema Rubrika permite mejorar los tiempos de administración de contratos, mejorar los tiempos dedicados a la firma de documentos por parte del Representante de la Empresa, elimina el riesgo de la pérdida o extravío de los documentos perteneciente a la carpeta de los trabajadores, disminuye los costos de insumos como: hoja papel, impresión, fotocopiados, insumos escaneo, transporte de documentos, almacenamiento físico, etc.. Por otra parte, disminuye el riesgo en el incumplimiento normativo en la entrega de documentos ante un ente fiscalizador.



Gestor Documental de la Carpeta Digital del Trabajador


No más perdida o extravío de documentos, nuestros clientes han mejorado la gestión y control de los documentos que cada carpeta de sus trabajadores debe tener. Clientes de Rubrika han disminuido los tiempos de respuestas a solicitudes de trabajadores, Auditores y Fiscalizadores de la Inspección del Trabajo, Tribunales Laborales, etc.

La gestión de los documentos en papel es un grave problema para las Empresas, sobre todo cuando se trata de los documentos contractuales de la relación laboral con sus Trabajadores. Disminuye la perdida de documentos, costos de administración e insumos asociados a las carpetas físicas, recuperación de los documentos originales, etc. Aunque se manejen todos los documentos en forma electrónica, resulta un verdadero problema en la gestión, búsqueda y organización de los archivos. Desde un enfoque práctico, para conseguir una buena gestión de la información, las empresas deben organizar y conseguir un buen sistema de gestión documental. Rubrika a través del complemento de su proceso de digitalización y su sistema de firma electrónica de documentos, tiene un sistema de Gestión Documental de la Carpeta Digital del Trabajador, sistema que permite solucionar los problemas descrito anteriormente, permitiendo que el personal de las empresas dedicados a la administración del personal, se dediquen al control y gestión, y no a la administración operacional de las mismas. Entre los beneficios, adicional al costo de operación, y que las empresas pueden obtener con el sistema de Gestión Documental Digital Rubrika, se consideran los siguientes:

• Aprovechar de mejor manera el Capital Humano de la organización.
• El control y gestión de los procesos.
• Trabajo en equipo más efectivo, mejorando las tareas críticas para la organización.
• Permite una rápida respuesta a eventos o imprevistos que puedan surgir.



Documentos Electrónicos con Firma Electrónica

Rubrika cuenta con clientes que han mejorado su proceso de venta de seguros, la venta on line en forma electrónica mejora los tiempos de procesamiento de los formularios de venta y datos asociada a la venta de los seguros. Reportes e informes on line, y facilita tanto la venta en terreno y como su operación. Este modelo de operación es replicable a cualquier otro proceso de negocio que contenga un formulario y que se necesite procesar su contenido. La firma electrónica es un equivalente electrónico de la firma manuscrita, donde una persona acepta el contenido de un mensaje o documento electrónico. La firma electrónica (Ley Nº 19.799) permite garantizar la identidad de la persona que realiza una gestión, así como la integridad del contenido. Rubrika por medio de su sistema de firma electrónica de documento electrónicos, permiten la generación de documentos de cualquier proceso de negocio que se necesite firmar electrónicamente, la firma utilizada tiene validez jurídica comprobable en términos del aseguramiento de la identidad de quienes firman o emiten dichos documentos, y cumple con la legislación vigente.


Digitalización de Documentos

Es una solución que permite la captura en imagen de los documentos físicos, los que son renombrados o indexados. La información queda almacenada en forma inteligente, lo que permite rapidez y fluidez cuando se requiera ubicar un documento. Este puede ser visualizado, impreso o enviado por correo electrónico. En síntesis, permite de forma simple procesar la información y archivos en formato digital. Rubrika ha digitalizado más de 50.000 carpetas con documentos de uno de sus principales clientes, en la actualidad administra más de 2.000.000 documentos digitalizados. Actualmente su modelo de procesos incluye puntos de digitalización desde otros países de la Región.