PREGUNTAS FRECUENTES

• ¿Cual es la diferencia entre una firma avanzada o digital y firma simple.

  La firma avanzada o digital es obligatorio utilizarla en los documentos de carácter público y la firma simple o electrónica se puede utilizar en los documentos de carácter privado, por ejemplo contratos de trabajo, contratos comerciales con clientes y proveedores. Ambas firmar deben cumplir con la Ley de Firma electrónica o digital de cada País.

• Para firmar documentos laborales, ¿cual firma indica la legislación?

  Basta con la firma simple o electrónica, sólo hay una diferencia en el costo, la firma avanzada o digital tiene un mayor costo.

• ¿Cuales documentos laborales pueden ser firmados con firma electrónica?

  Todos los documentos contractuales entre la empresa y el colaborador.

• ¿Un documento electrónico reemplaza en un 100% su copia impresa?

  Sí, el documento electrónico debe cumplir con todos los estándares de seguridad, tanto en la generación, en la firma y su custodia.

• Para aquellos documentos que incluye la carpeta laboral que no se firman (Documentos Previsionales, de Salud, de Identidad, etc.), ¿la copia digital reemplaza en un 100% su copia impresa?

  Sí, el documento electrónico almacenado en el Gestor Documental de RUBRIKA reemplaza al documento original para la gestión de RRHH.

• Para firmar documentos comerciales, ¿cual firma indica la legislación?

  Ambas firman son válidas, dependerá de la simplificación del proceso y sus costos.

Ventajas de trabajar con RUBRIKA

• Reducción en los tiempos dedicados a la búsqueda de los documentos.

• Elimina los tiempos dedicados a archivar documentos.

• Disminución en los costos de insumos como papel, tintas, fotocopias o escaneo.

• Mejora los tiempos de respuesta del área de Recursos Humanos, ya que los documentos son fácilmente ubicables.

• Se eliminan los costos logísticos de trasladar documentos entre las distintas unidades funcionales de la empresa o sucursales.

• Se mejoran los tiempos de gestión, debido a que el documento se dispone para ser firmado en línea, sin la necesidad de enviar por correo o por valija.

• Se evita el deterioro o extravío de documentos.

• Se elimina la posibilidad de que un documento sea adulterado, mejorando la confianza del trabajador.

• Es factible verificar en forma online, la validez de un documento firmado en forma electrónica.

• El trabajador siempre podrá tener acceso a sus documentos, ya que éstos por normativa legal, deben ser enviados al correo personal del trabajador.

• El trabajador puede guardar una copia electrónica de sus documentos, los cuales por estar en formato electrónicos, mantienen su validez como documento original.

• El proceso de firma electrónica de documentos está regulado por la ley de firma electrónica o Digital de cada país, además el modelo propuesto por RUBRIKA, está validado por los entes fiscalizadores de cada país.